¿Cuáles son algunas de las mejores formas / prácticas para escribir correos electrónicos de Office?

Answer 1

Cuando tuve mi primer trabajo cooperativo / pasantía, recuerdo que mi gerente me mostró algunos consejos con la etiqueta adecuada en los correos electrónicos de la oficina.

• Una de las primeras cosas que hice fue comenzar mi correo electrónico con “Hey John”, que es muy informal para alguien que no conocía. Me dijeron que siempre debería comenzar mis correos electrónicos con “Hola John”, aunque en cierta medida. Si conoce bien a la persona o tiene una relación informal, puede decir Hey, pero con respecto a los ejecutivos de nivel C o las personas de nivel senior y especialmente las empresas / clientes externos, siempre comience con “Hola (nombre)”. Una de mis manías es cuando las personas comienzan sus correos electrónicos con “Rick”, … no “Hola” ni nada. Leí que esto no es lo más agradable y establece un mal tono para el resto del correo electrónico.
• Siempre sea claro pero conciso con sus pensamientos. A nadie le gusta leer un correo electrónico largo y las personas se distraen / desaniman cuando recibe un ensayo en su bandeja de entrada. Sea directo al punto e incluya algo como “avíseme si desea más información o discútala en persona”. Se supone que el correo electrónico ahorra tiempo, no se agrega a él y la mayoría de las personas leen las primeras frases o saltan a los mensajes importantes para enviar un correo electrónico si hay mucho relleno.
• Siempre vuelva a comprobar que cuando dice que ha adjuntado algo, en realidad lo ha adjuntado. Parece bastante poco profesional / torpe cuando te olvidas.
• Cuando firme, siempre incluya un “Agradecimiento”, “Saludos” o alguna forma personal o única de mostrar su agradecimiento. Tengo ganas de demostrar que aprecias el tiempo que las personas obtendrán una mejor recepción de ellos en su respuesta, especialmente si les estás pidiendo que hagan algo.
• Siempre revise las pautas de marca de su empresa para ver si tienen las firmas estándar que necesita. Como profesional de marketing, siempre me molesta cuando veo que los colegas utilizan firmas de correo electrónico modificadas o no consistentes.
• Si parece que va y viene con un individuo a través de correos electrónicos y se está volviendo bastante frustrante, conteste el teléfono. El correo electrónico puede ser confuso y malinterpretado fácilmente, e incluso acudir a ellos en persona puede ser beneficioso para hacer avanzar las cosas.
• Un recordatorio importante es que cualquier cosa que escriba en un correo electrónico tiene la posibilidad de terminar en vueltas metafóricas de otras personas. Si dice “Sally no hizo esto”, “todavía estoy esperando que Dave se apure con esta solicitud”, o incluso una calumnia de oficina, sepa que la persona a la que lo envía podría reenviarse fácilmente. Sea consciente de este hecho y nunca diga nada en el correo electrónico que no quiera que se le remita.

Espero que esto ayude y buena suerte!

Saludos,

– Rick

Answer 2

Tres cosas.

1) Mantenlo corto. Si puedes decir tu mensaje en tres oraciones o menos, hazlo. Si no, llama a esa persona.
2) No permita que la comunicación por correo electrónico se convierta en un hilo sin fin con preguntas y respuestas. Algo que podría llevar horas o días se puede resolver con una llamada telefónica que demora 5 minutos.
3) Asegúrese de aclarar tres cosas en cada correo electrónico de la oficina. ¿De qué se trata, qué quieres de mí y cuál es el objetivo / propósito final? Si no puede dejarlo en claro, no envíe el correo electrónico. Planteará más preguntas de las necesarias.

Answer 3

Las 5 mejores prácticas para escribir correos electrónicos efectivos

Top 5 Dos:

• Ponga la información importante en negrita para que sea más fácil de ver.
• Si se requiere acción, dígalo al inicio del correo electrónico. No cuente una larga historia con la acción solicitada en la parte inferior.
• Mantenga su firma corta y profesional. Simplemente incluya su título y número de teléfono.
• Mantenga la línea de asunto relevante. Si el tema cambia a lo largo de un largo hilo, actualice el tema para que sea relevante.
• Prueba tu correo electrónico antes de enviarlo. Y asegúrate de que tu corrector ortográfico esté funcionando.

Top 5 No hacer:

• Nunca escriba nada en TODAS LAS CAPS, incluso para llamar la atención de alguien.
• No incluya a todo su equipo oa su jefe en cada correo electrónico que envíe. Se selectivo
• No envíe archivos adjuntos grandes a menos que sea absolutamente necesario, especialmente a una lista de correo o lista de distribución.
• No envíes correos electrónicos cuando estés emocionado. Si está respondiendo a alguien que lo hizo enojar, guarde el mensaje en su carpeta de borradores hasta que pueda revisarlo más objetivamente y luego envíe el correo electrónico.
• No trates de ser gracioso, especialmente para una audiencia mixta.