¿Cuáles son algunas estrategias, tácticas o mejores prácticas para crear reuniones bien atendidas?

Me convertí en un organizador de reuniones en San Francisco en octubre de 2011. Comencé con un grupo general de 20 y 30 años de SF y más tarde me convertí en organizador de un grupo de excursionistas que creció a 1500 miembros en 7 meses.

Trato de crear eventos donde las personas puedan salir un poco de su zona de confort, ver algo nuevo y, con suerte, ir más allá de las conversaciones de “lo que haces” en la red (no son malas todo el tiempo, pero pueden ser tediosas).

He organizado alrededor de 25 encuentros, incluyendo días de río, noches de baile de baile con arrobas, salidas de dj, shows de reggae, paseos en bicicleta, caminatas, días de construcción de senderos y un par de otros en los que no puedo pensar en este momento. Algunos de los eventos han sido inútiles y otros han sido éxitos.

Algunas cosas que he aprendido

Haz que el evento sea atractivo y fácil de decir sí a
En primer lugar, sé real con la forma en que escribes la información. Sé informal, servicial y divertido. A menudo comienzo mi página del evento con “Hola a todos, me metí en la banda X cuando … vi que estaban tocando y quería ver si alguien quería unirse”.
Incluiré enlaces a las mejores canciones del artista (a través de grooveshark) y dejaré el enlace para encontrar más información sobre el espectáculo.

Organicé un encuentro fluvial de río (que es algo que la mayoría de la gente no ha hecho). Le expliqué todo el equipo necesario para traer, incluí un documento de Google para compartir viajes e incluí fotos de flotadores pasados que había hecho. El evento fue suficiente para ser nuevo e interesante sin ser intimidante para los novatos.

Hacer que las cosas sean fáciles y accesibles alienta a las personas a inscribirse.

Pre-bar Meetup:
Si está intentando reunirse en un show o en algún otro evento ruidoso y lleno de gente, es bueno tener una reunión antes del evento en un bar cercano. Me tomó un par de veces no encontrar a nadie en espectáculos abarrotados para darme cuenta de esto. La reunión previa al bar también le da a las personas la oportunidad de encontrar el grupo, presentarse y conocerse un poco más.

Use una pieza de ropa obvia para recoger el grupo.
No hago etiquetas de nombre para la mayoría de los eventos, por lo que puede ser difícil que las personas se encuentren entre sí. A veces sugiero que todos usen cierto color o usaré un sombrero para que la gente pueda encontrarme.

RSVPs
Desde mi experiencia (y el sentido general de hablar con otras personas), los RSVP de Meetup pueden ser muy escandalosos. La gente pone “sí” como una manera de ponerlo en su calendario como una opción potencial para esa noche (no significa que vayan). He visto que los eventos tienen un 30-40% y, en ocasiones, incluso tan bajos como el 10% muestran las tasas. Tienes que planificar en consecuencia. Afortunadamente, no hace falta mucha gente para tener un evento divertido.
Poner un límite a la asistencia es una forma de crear una sensación de escasez y valor para el evento. El envío de múltiples correos electrónicos y publicaciones que recuerdan a las personas que deben actualizar su estado de RSVP es una forma de eliminar a los ladrones. Algunos grupos requieren una tarifa de $ 1 para confirmar su asistencia con un sí. No he experimentado con esto todavía, pero podría ser una buena manera de mantener el RSVP descartado.

Lograr que las personas se conozcan realmente
Una de las quejas que he escuchado sobre el encuentro es que las interacciones son demasiado dispersas y temporales. Las personas se juntan para conversar e interactuar un poco y luego no se produce mucha amistad o seguimiento real. Para las personas que realmente quieren hacer nuevos amigos, esto puede ser un lastre.
Dos cosas que hago para trabajar con eso ”
1. Haz que el evento sea divertido sin importar qué.
Intento elegir eventos que sean interesantes y gratificantes, ya sea que conozcas gente interesante o hagas amigos o no.
2. Elige eventos que sean algo largos y envolventes .
Hace poco organicé un viaje desde San Francisco para visitar la caminata artística en Oakland llamada Art Murmur. Nos reunimos antes en SF para tomar una copa y luego saltamos el BART a Oakland para ver el murmullo artístico. Creo que moverse como grupo ayudó al grupo a unirse y disfrutar de una aventura juntos. El tema de la conversación se volvió un poco menos sobre “De dónde eres / Qué haces” y un poco más sobre las cosas aleatorias que vimos en el camino.
Lo mismo ocurre con los paseos en bicicleta que he organizado. La conversación mundana se vuelve secundaria a la aventura. Cuando estés en medio de un viaje con un nuevo grupo de personas, permanecerás allí hasta que el viaje termine (en lugar de poder rebotar si aún estuvieras cerca de casa). Creo que esto sirve para romper las barreras y crear interacciones más divertidas antes.

Caminatas / eventos al aire libre
El problema de RSVP que existe para las reuniones sociales se invierte para el evento al aire libre. DEMASIADO la gente quiere ir. 35 personas en una caminata son demasiados. La clave con estos es taparlos pequeños (<20). La otra clave para asegurarte de que eres realista sobre lo difícil que será la experiencia. Asegúrate de no hacer que las caminatas o los paseos difíciles suenen más fácilmente de lo que son (o atraerás a los principiantes que se van a gritar).

Agregaré y reorganizaré esto, pero este es un buen comienzo.