Cómo responder mejor cuando alguien se queja de mi empleador, pero no soy responsable de ello

Si esta es una persona aleatoria que no conoces, entonces solo trataría de jugar a lo seguro, como dijo Dan.

Si es alguien que conoces, solo trataría de explicar lo que acabas de decir.

La mayoría de las veces, cuando las personas se quejan en una situación como esa es simplemente porque quieren una afirmación. Si simplemente no les da una ruta, probablemente se detendrán, cambiarán de tema o simplemente lo dejarán en paz, supongo.

Dependiendo de lo socialmente adepto que sea, diría que solo intente dirigir la conversación en una dirección diferente.

Debe escuchar lo que tienen que decir, pero no está obligado a responder por ello. Es decir, no tiene que hacer promesas de “arreglar” nada.
Mejor dejarlo en manos de quienes son responsables o que tienen el conocimiento.
Si la persona solicita ayuda, debe hacer lo que pueda para guiarla hacia la persona o departamento adecuado.

De la misma manera que respondería si se quejaran de cualquier otra cosa de la que no sea responsable:

“Siento que te sientas asi.”