¿Son los faxes mejores para la seguridad?

En el mundo de hoy, donde Internet es el rey, el envío de documentos legales por fax parece ser el orden del día. Sin embargo, muchos aún prefieren recibir copias impresas, por lo que un servicio de paquetería todavía está muy presente.

La razón por la cual la mensajería de fax es tan popular podría estar anclada a la facilidad y la conveniencia, simplemente porque la transmisión de documentos se podía obtener con solo presionar un botón. Cuando se inventó la máquina de fax en los años sesenta, el envío de mensajes a través de la línea telefónica se convirtió en la norma. Todos tomaron el sistema por asalto, ya que los hogares y las oficinas nunca están sin la máquina de fax. Se convirtió en el centro de transmisión y comunicación de documentos.

Con el advenimiento de Internet, la computadora y las impresoras digitales, los mensajes de fax tuvieron una renovación y las máquinas de fax perdieron su sabor. Todos los mensajes se preparan en la computadora y se envían fácilmente en línea al destinatario cómodamente. A diferencia de la máquina de fax, los mensajes enviados en línea son claros y en color, básicamente, como el original, según el formato del remitente. Y, si el destinatario necesita una copia impresa, la impresora puede hacer el duplicado.

Sin embargo, incluso con la superioridad de la transmisión de faxes, no todos los documentos pueden enviarse a través de la línea telefónica o en línea. Los documentos legales para uno siempre se envían como copias impresas, aunque se preparan en la computadora, se imprimen y envían a los destinatarios a través del servicio de paquetería. A nadie le gustaría que se le entregue una citación judicial por fax, las copias impresas son siempre la mejor opción.

En pocas palabras, el servicio de paquetería siempre será relevante, aunque se debe introducir seguridad para salvaguardar la integridad de los documentos durante el envío. Agregue a los resguardos, los paquetes deben estar debidamente etiquetados, envueltos, asegurarlos y, finalmente, utilizar un código postal. Estos documentos son recogidos por una empresa de servicios de paquetería y entregados al destinatario. Mirar el proceso por el que pasan los documentos es casi limitante.

Al final, la elección depende de la preferencia del destinatario. Si enviar documentos legales por fax es aceptable para el destinatario, entonces el trabajo del remitente será mucho más fácil. Por otro lado, si se prefieren las copias impresas, el remitente solo tiene la opción de enviar los documentos conocidos a través de un servicio de paquetería. El único consuelo que usa el servicio de paquetería es que es muy barato.

¿Desde enviar documentos legales por fax o enviar por paquete?

Antes de que el correo electrónico adquiriera popularidad, las transmisiones de fax presentaban la única forma de enviar comunicaciones escritas rápidamente. Podrían proporcionar documentos e impresiones en unos pocos minutos a lo largo de cientos o miles de millas. Desde que el correo electrónico se ha utilizado ampliamente, algunas compañías han abandonado completamente las máquinas de fax. Aún así, los faxes tienen algunas ventajas sobre la comunicación por correo electrónico.

Problemas de papel

  • Dado que las transmisiones de fax utilizan papel y el correo electrónico no, los problemas con el papel ponen en desventaja la comunicación del fax. Al igual que las impresoras, las máquinas de fax pueden experimentar atascos de papel. A diferencia de las impresoras, estos atascos de papel pueden ocurrir en una de las dos máquinas necesarias para completar una transmisión de fax. El documento original puede atascarse en la máquina de fax emisora, posiblemente inutilizando el documento si el atasco es lo suficientemente grave. En el extremo de recepción, el papel que se está imprimiendo puede atascarse en la máquina de fax, interrumpiendo todo el proceso. La máquina receptora también podría quedarse sin papel, y el usuario en ese extremo puede no darse cuenta de que el papel se ha ido por algún tiempo. Este retraso puede hacer que las comunicaciones sensibles al tiempo queden sin respuesta durante horas o incluso días.

Proceso de un paso

  • Una de las fortalezas más grandes de las transmisiones de fax ocurre cuando una persona está tratando con un documento firmado o un documento que solo existe en una copia impresa. Si esa persona desea enviar el documento en un correo electrónico, debe visualizarlo con un escáner o una impresora multifunción. Luego, el usuario tiene que editar la imagen escaneada antes de elegir un lugar en el disco duro de la computadora para guardar el documento escaneado. Cuando la persona envía el correo electrónico, el archivo de escaneo debe adjuntarse al correo electrónico. En contraste, una persona que usa una máquina de fax simplemente coloca el documento en la máquina y pulsa algunas teclas para enviarlo a la parte receptora.

Edición

  • Los documentos enviados por correo electrónico pueden ser editados por un usuario, mientras que los documentos enviados por fax no pueden. En situaciones donde las dos partes colaboran en un proyecto, la capacidad de editar el documento ayuda a facilitar esa colaboración, brindando a ambos usuarios la facilidad de realizar cambios rápidamente. Si las dos partes están involucradas en una relación adversa, una transmisión de fax puede ser más atractiva. La naturaleza del documento de fax impreso hace que la modificación del documento para difamar o manipular a la otra parte sea más difícil.

Combinación

  • Muchas computadoras e impresoras de hoy pueden enviar faxes y correos electrónicos. Esto significa que los archivos digitales se pueden enviar desde una computadora a una máquina de fax, donde se entregan como un documento impreso. Estas computadoras e impresoras también pueden recibir transmisiones de fax de las máquinas de fax, brindando las ventajas tanto de fax como de correo electrónico.
    Envía y recibe faxes online.

El correo electrónico a menudo tampoco está encriptado. Es probable que los mensajes a través de Internet se transmitan a través de varios proveedores de la red, lo que brinda a los espías más oportunidades de escuchar.

¿Y qué? La desconexión en el correo electrónico sigue siendo bastante rara, a menos que cuente con las escuchas telefónicas de estilo NSA, y luego los toques telefónicos todavía están disponibles, incluso si hay “solo” una compañía telefónica involucrada.

La verdadera razón para preferir (o exigir) un fax es que ya existe un procedimiento establecido para tratar los faxes; cambiar ese procedimiento es un trabajo, e implica un riesgo, y realmente no tiene ningún beneficio obvio para las personas que tendrían que hacer el cambio. Las preocupaciones de seguridad son solo un fantasma conveniente que no invita a discusiones largas basadas en la facilidad con que se puede mitigar cualquier riesgo específico ya conocido.

Ninguno de ellos es intrínsecamente seguro: el fax no está cifrado, ni el correo electrónico; El correo electrónico es un sistema de “almacenamiento y reenvío”, lo que significa que los correos electrónicos, a diferencia de los faxes, generalmente no pasan directamente del remitente al receptor sino que, en cambio, se envían a través de una cadena de servidores.

Ambos pueden hacerse seguros, pero, fuera de la caja, es difícil hacer una llamada para saber cuál es menos seguro que el otro.